Immobilienkaufmann/-frau - Schwerpunkt Verwalter

Berufsbereiche: Büro, Marketing, Finanz, Recht, Sicherheit / Reinigung, Hausbetreuung, Anlern- und Hilfsberufe
Ausbildungsform: Lehre
Lehrzeit: 3 Jahre. ∅ Einstiegsgehalt: € 1.820,- bis € 2.210,- * Arbeitsmarkttrend: gleichbleibend
* Die Gehaltsangaben entsprechen den Bruttogehältern bzw Bruttolöhnen beim Berufseinstieg. Achtung: meist beziehen sich die Angaben jedoch auf ein Berufsbündel und nicht nur auf den einen gesuchten Beruf. Datengrundlage sind die entsprechenden Mindestgehälter in den Kollektivverträgen (Stand: Juli 2018). Eine Übersicht über alle Einstiegsgehälter finden Sie unter www.gehaltskompass.at. Die Mindest-Löhne und Mindest-Gehälter sind in den Branchen-Kollektivverträgen geregelt. Die aktuellen kollektivvertraglichen Lohn- und Gehaltstafeln finden Sie in den Kollektivvertrags-Datenbanken des Österreichischen Gewerkschaftsbundes (ÖGB) und der Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ).

Berufsbeschreibung

Unter "Immobilien" (oder auch "Realitäten") versteht man Grundstücke und Bauwerke (z.B. Wohngebäude, Betriebsgebäude) sowie Wohnungen aller Art. Da der Handel mit Immobilien und deren Betreuung viele Spezialkenntnisse erfordert, hat sich dafür ein eigener Wirtschaftszweig entwickelt, die Immobilienwirtschaft, sowie eine ganze Reihe von spezialisierten Berufen. Der Lehrberuf "Immobilienkaufmann/-frau" mit den drei Schwerpunkten "Bauträger", "Makler" und "Verwalter" zeigt diese Vielfalt und den Bedarf an Fachkräften mit spezialisierten Fachkenntnissen für die verschiedenen Spielarten der Branche. "Bauträger" sind Bauunternehmen, die Bauwerke und Wohnungen nicht im Auftrag einer Privatperson oder eines Unternehmens, sondern auf eigene Rechnung errichten, um sie dann später an InteressentInnen zu verkaufen. "Immobilienmakler" sind Unternehmen, die mit Immobilien handeln, also Grundstücke/Gebäude/Wohnungen kaufen und weiterverkaufen oder vermieten. "Immobilienverwalter" sind Unternehmen, die sich (meist im Auftrag der EigentümerInnen) um die Wartung und Instandhaltung von Immobilien kümmern; sie sorgen dafür, dass die Gebäudetechnik (Strom, Kanalisation, Heizung/Lüftung usw.) funktioniert und die Bausubstanz erhalten bleibt (z.B. durch Renovierungsmaßnahmen); bei Mietshäusern sorgen sie für die Vermietung der Wohnungen und die Einhebung der Mieten.

Im Folgenden werden die wichtigsten Aufgabenbereiche der Immobilienkaufleute mit Schwerpunkt "Verwalter" genauer beschrieben. Die Aufgabenbereiche sind:

Gemeinsame Aufgabenbereiche aller Schwerpunkte:

  • Office-Management
  • Marketing
  • Betriebliches Rechnungswesen
  • Grundlagen der Immobilienwirtschaft

Aufgabenbereiche im Schwerpunkt "VERWALTER":

  • Rechtliche Grundlagen
  • Immobilienbetreuung
  • Operative Immobilienverwaltung
  • Immobilienpflege
  • Abwicklung eines Versicherungsfalles
  • Abrechnungen

 

Office-Management:

Der Aufgabenbereich "Office-Management" (also "Büro-Organisation") umfasst alle Aufgaben zur Gewährleistung eines funktionierenden Bürobetriebs. Die Immobilienkaufleute sorgen dafür, dass die Bürogeräte und Anlagen (PC/Laptop, Drucker, Telefonanlage) alle funktionieren, wobei sie einfache Probleme oft selbst lösen, z.B. durch Beheben eines Papierstaus im Drucker oder durch Austauschen leerer Tonerpatronen. Sie kümmern sich um die Beschaffung von Büromaterial, indem sie laufend den Bedarf an Büromaterial ermitteln, Anbote einholen, die Preise und Konditionen vergleichen und die Warenbestellungen durchführen. Sie bearbeiten den Posteingang und Postausgang, frankieren die Versandstücke und beauftragen die Zustelldienste. Immobilienkaufleute beantworten Anfragen, holen Auskünfte ein (telefonisch oder per E-Mail) und erledigen den Schriftverkehr (Briefe, E-Mails usw.). Sie sorgen für die erforderliche betriebliche Kommunikation, indem sie Informationen erfassen, strukturieren, bearbeiten und weiterleiten. Eine wichtige Aufgabe ist das Terminmanagement; es umfasst die Koordinierung von Terminen und Terminänderungen, die Dokumentation und Verwaltung der Termine im Kalendersystem des Betriebs und den Versand von Termin-Informationen und Unterlagen. Die Organisation von Besprechungen und Meetings umfasst die Reservierung und Vorbereitung der Räume, die Beschaffung und Vorbereitung der Unterlagen, die Aufbereitung von Unterlagen (Erstellung von Handouts und Präsentationen), die Erstellung und den Versand von Einladungen, den Empfang und die Betreuung der BesucherInnen und Gäste, die Protokollführung und die Nachbereitung (Schreiben der Protokolle, Zusammenfassung der Ergebnisse usw.).

 

Marketing:

Unter "Marketing" versteht man alle Maßnahmen eines Unternehmens, die dem Zweck dienen, die eigenen Angebote so zu gestalten und darzustellen, dass sie von den KundInnen wahrgenommen und nachgefragt werden. Wichtige Teilbereiche des Marketing sind z.B. Werbung und Öffentlichkeitsarbeit (in den Medien ua.). Immobilienkaufleute sind an der Gestaltung von Info- und Werbematerialien beteiligt, indem sie z.B. Newsletters, Direct-Mailings, Presseaussendungen, Social-Media-Beiträge und Ähnliches erstellen und gestalten (teilweise auch mit speziellen Computer-Grafikprogrammen). Und sie arbeiten auch an Veranstaltungen mit, bei denen sich das Unternehmen der Öffentlichkeit präsentiert.

 

Betriebliches Rechnungswesen:

Das Rechnungswesen dient der genauen Dokumentation aller finanziellen Angelegenheiten eines Betriebes. Immobilienkaufleute prüfen alle Belege (Rechnungen, Zahlungsbelege) auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Sie ordnen die Belege nach Datum, Herkunft und Belegart und bereiten sie für die Verbuchung vor. Sie prüfen die Rechnungen auf rechnerische und sachliche Richtigkeit und führen die Zahlungen per Zahlschein oder Online-Überweisung durch. Die Überprüfung der Zahlungseingänge und -ausgänge erfolgt durch regelmäßige Kontrolle der Kontoauszüge. Und schließlich gehört zum Rechnungswesen auch die Aufbereitung der Finanz-Daten, die Ermittlung von Kennzahlen und die Erstellung von Statistiken (z.B. Wohnstatistiken, Preisentwicklung am Immobilienmarkt, Entwicklung der Betriebs- und Mietkosten), die der Betriebsführung als Grundlagenmaterial für die betriebswirtschaftlichen Entscheidungen dienen.

 

Grundlagen der Immobilienwirtschaft:

Immobilienkaufleute benötigen für ihre beruflichen Aufgaben gute grundlegende Kenntnisse der Immobilienwirtschaft. Dazu gehören vor allem rechtliche Kenntnisse, technische Grundkenntnisse und genaue Kenntnisse der Informationsbeschaffung und -verwaltung für alle immobilienwirtschaftlich bedeutsamen Informationen. Wichtige rechtliche Kenntnisse sind: Grundbuchrecht, Mietrecht, Wohnungseigentums- und Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz, Steuer- und Abgabenrecht (z.B. Umsatzsteuer, Immobilienertragssteuer bzw. ImmoEst, Grunderwerbsteuer), Bestimmungen zum Energieausweis (verpflichtende Information über den energietechnischen Zustand eines Gebäudes), Berufshaftpflicht, Fördermöglichkeiten im Wohnbau, gesetzeskonforme Berechnung von Mietzins, Indexanpassungen, Honoraren usw. Grundlegende technische Kenntnisse in der Gebäudetechnik (Strom- und Wasserversorgung, Abwasserentsorgung, Heizung, Lüftung, Aufzugsanlagen usw.) sind vor allem deswegen erforderlich, weil Immobilienkaufleute die KundInnen fachgerecht über die technischen Einrichtungen der gehandelten Gebäude informieren müssen und auch mit der Beauftragung externer Unternehmen und Handwerker betraut sind, z.B. wenn Reparaturarbeiten erforderlich sind. Ein zentraler Arbeitsbereich der Immobilienkaufleute ist die Informationsbeschaffung und Informationsverwaltung. Sie müssen laufend Grundbuchauszüge (Grundbuch = Verzeichnis aller Immobilien) und sonstige Unterlagen (z.B. Immobilienpläne) beschaffen und die darin enthaltenen Informationen herauslesen. Ganz wichtig ist auch die (elektronische) Erfassung und Verwaltung der Immobilien-Daten in Form sogenannter "Objektakten" (z.B. Grundstücksakten, Gebäudeakten, Wohnungsakten, Miet-/Pachtakten, Bauakten) sowie der Klienten-Daten (z.B. KundInnen-Kartei).

 

Schwerpunkt "VERWALTER":

Immobilienkaufleute mit dem Schwerpunkt "Verwalter" sind in Unternehmen tätig, die Immobilien (vor allem Wohnungen) verwalten, die für die Wartung und Instandhaltung der Immobilien sorgen, angefangen von der Bausubstanz bis hin zur Gebäudetechnik (Strom, Kanalisation, Heizung/Lüftung usw.), und die Wohnungen vermieten und die Mieten und Betriebskosten einheben. Daraus ergeben sich auch die speziellen Aufgabenbereiche der Immobilienkaufleute mit Schwerpunkt "Verwalter": Immobilienbetreuung, Operative Immobilienverwaltung, Immobilienpflege, Abwicklung von Versicherungsfällen, Abrechnungen.

Zu den Aufgaben in der Immobilienbetreuung gehört es, die Anfragen der Eigentümer, Mieter/Pächter und sonstigen InteressentInnen telefonisch oder per E-Mail zu beantworten und die Eigentümer und Mieter/Pächter über Neuigkeiten und über notwendige bauliche Sanierungs- und Entwicklungsmaßnahmen zu informieren. Im Bereich der Operativen Immobilienverwaltung organisieren die Immobilienkaufleute Eigentümer- oder Mieterversammlungen. Sie bereiten diese vor und arbeiten bei der Durchführung mit; sie bereiten die Unterlagen und die Tagesordnung vor, führen die Anwesenheitsliste, prüfen die Beschlussfähigkeit, führen das Protokoll über die Diskussionsbeiträge und Beschlüsse und erledigen die Nacharbeiten, z.B. Ausschicken/Aushängen von Informationen und Einholen von Angeboten für die beschlossenen Maßnahmen (z.B. bauliche Maßnahmen wie etwa der Einbau eines Aufzuges). Wenn Beschlüsse zu treffen sind, bereiten sie diese vor, prüfen die Mehrheiten und versenden dann die Beschlussfassungsergebnisse. Weiters wirken sie beim Abschluss und bei der Beendigung von Miet-/Pachtverhältnissen sowie bei einem Eigentümerwechsel mit. Wenn es Probleme bei der Bezahlung der Miete oder der Pachtbeträge gibt, bringen sie eine Mahnklagen bei Gericht ein oder veranlassen eine gerichtliche Kündigung. Die Immobilienpflege umfasst die Hausbewirtschaftung, die Objektsicherheit, die Reparaturmaßnahmen, die Sanierung und die Bestandspflege. Immobilienkaufleute organisieren die Hausbetreuung (z.B. durch HausbesorgerInnen), die Müllabfuhr, die Schneeräumung, die Kontrolle der Sicherheitseinrichtungen (z.B. Feuerlöscher) usw. Sie nehmen Reparaturmeldungen auf, wirken an der Entwicklung von Sanierungskonzepten mit und organisieren Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten sowie Reparaturarbeiten und Sanierungsmaßnahmen. Bei der Abwicklung von Versicherungsfällen nehmen die Immobilienkaufleute zunächst die Schadensmeldungen auf und klären dabei die schadensrelevanten Sachverhalte. Sie dokumentieren die Schadensmeldungen, prüfen sie oder leiten sie zur Überprüfung der Sachverhalte weiter. Sie organisieren die Maßnahmen zur Schadensbeseitigung (z.B. Reparaturen) und überwachen die Schadensregulierung. Die Erstellung der Abrechnungen für Miet- und Pachtverhältnisse und für Wohnungseigentum erfordert eine Reihe von vorbereitenden Berechnungen, z.B. Nutzfläche, Betriebskostenschlüssel, Betriebskosten, Verwaltungshonorar, Betriebskosten-Nachzahlung/-Gutschrift und Bruttomonatsmiete. Immobilienkaufleute bereiten die Abrechnungen für die KundInnen vor und versenden sie. Sie wickeln den Zahlungsverkehr ab, indem sie die Einzugsermächtigungen vorbereiten und die Zahlungsein- und -ausgänge überwachen und verbuchen; bei Zahlungsverzug verfassen und versenden sie ein Mahnschreiben.

Im Schwerpunkt "Verwalter" benötigen Immobilienkaufleute gute Kenntnisse über die gesetzlichen Bestimmungen des Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz sowie über die immobilienrelevanten rechtlichen Bestimmungen des Versicherungsrechts.

Unter "Immobilien" (oder auch "Realitäten") versteht man Grundstücke und Bauwerke (z.B. Wohngebäude, Betriebsgebäude) sowie Wohnungen aller Art. Da der Handel mit Immobilien und deren Betreuung viele Spezialkenntnisse erfordert, hat sich dafür ein eigener Wirtschaftszweig entwickelt, die Immobilienwirtschaft, sowie eine ganze Reihe von spezialisierten Berufen. Der Lehrberuf "Immobilienkaufmann/-frau" mit den drei Schwerpunkten "Bauträger", "Makler" und "Verwalter" zeigt diese Vielfalt und den Bedarf an Fachkräften mit spezialisierten Fachkenntnissen für die verschiedenen Spielarten der Branche. "Bauträger" sind Bauunternehmen, die Bauwerke und Wohnungen nicht im Auftrag einer Privatperson oder eines Unternehmens, sondern auf eigene Rechnung errichten, um sie dann später an InteressentInnen zu verkaufen. "Immobilienmakler" sind Unternehmen, die mit Immobilien handeln, also Grundstücke/Gebäude/Wohnungen kaufen und weiterverkaufen oder vermieten. "Immobilienverwalter" sind Unternehmen, die sich (meist im Auftrag der EigentümerInnen) um die Wartung und Instandhaltung von Immobilien kümmern; sie sorgen dafür, dass die Gebäudetechnik (Strom, Kanalisation, Heizung/Lüftung usw.) funktioniert und die Bausubstanz erhalten bleibt (z.B. durch Renovierungsmaßnahmen); bei Mietshäusern sorgen sie für die Vermietung der Wohnungen und die Einhebung der Mieten.

Im Folgenden werden die wichtigsten Aufgabenbereiche der Immobilienkaufleute mit Schwerpunkt "Verwalter" genauer beschrieben. Die Aufgabenbereiche sind:

Gemeinsame Aufgabenbereiche aller Schwerpunkte:

  • Office-Management
  • Marketing
  • Betriebliches Rechnungswesen
  • Grundlagen der Immobilienwirtschaft

Aufgabenbereiche im Schwerpunkt "VERWALTER":

  • Rechtliche Grundlagen
  • Immobilienbetreuung
  • Operative Immobilienverwaltung
  • Immobilienpflege
  • Abwicklung eines Versicherungsfalles
  • Abrechnungen

 

Office-Management:

Der Aufgabenbereich "Office-Management" (also "Büro-Organisation") umfasst alle Aufgaben zur Gewährleistung eines funktionierenden Bürobetriebs. Die Immobilienkaufleute sorgen dafür, dass die Bürogeräte und Anlagen (PC/Laptop, Drucker, Telefonanlage) alle funktionieren, wobei sie einfache Probleme oft selbst lösen, z.B. durch Beheben eines Papierstaus im Drucker oder durch Austauschen leerer Tonerpatronen. Sie kümmern …

  • 2 überfachliche berufliche Kompetenzen
  • Kaufmännisches Verständnis
  • Organisationstalent
  • 17 In Inseraten gefragte berufliche Kompetenzen
  • Gebäudemanagement-Kenntnisse
  • Kenntnis berufsspezifischer Rechtsgrundlagen
  • Beschwerdemanagement
  • Betriebskostenabrechnung
  • Facility Management
  • IGEL REAL
  • Immobilien Asset Management
  • Immobilienbestandsverwaltung
  • Immobilienbewertung
  • Immobilienvermietung
  • Kalkulation
  • Mahn- und Exekutionsverfahren
  • Organisation von Umbau- und Sanierungsmaßnahmen
  • Real Data
  • Vertragsabwicklung
  • Vertragserstellung
  • Verwaltung von Gewerbeimmobilien