Office Assistant (m/w)
Berufsbereiche: Büro, Marketing, Finanz, Recht, SicherheitAusbildungsform: Schule
Berufsbeschreibung
Office Assistants erledigen organisatorische und administrative Tätigkeiten in Büros. Sie wirken als Kommunikationsschnittstelle zwischen internen Abteilungen sowie externen KundInnen und GeschäftspartnerInnen.
Die Haupttätigkeit eines/einer Office Assistant ist die Erledigung des anfallenden Schriftverkehrs, wie z.B. der Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, die Vorbereitung von Unterlagen oder die Verwaltung von Akten. Weiters treffen Office Assistants Terminvereinbarungen, bereiten Meetings vor und organisieren Besprechungen.
Auch Tätigkeiten im Bereich Rechnungswesen gehören zu den Aufgaben von Office Assistants. Beispielsweise bearbeiten sie Rechnungen oder bereiten Lohnabrechnungen vor. Ebenso übernehmen sie grundlegende Buchhaltungstätigkeiten und organisieren Ablage- und Ordnungssysteme.
Typische Tätigkeiten sind z.B.:
- KundInnen empfangen
- Termine koordinieren
- Geschäftsreisen planen und organisieren
- Spesen abrechnen
- Büromaterialien bestellen
- KundInnen telefonisch betreuen
- Datenbanken pflegen
- Protokolle führen
- Fristen überwachen
- 12 fachliche berufliche Kompetenzen
-
1
Betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware-Kenntnisse
-
Branchenübergreifende Unternehmenssoftware (2)
- EDM - Elektronisches Dokumentenmanagement
- Everbill
-
Branchenübergreifende Unternehmenssoftware (2)
-
4
Büro- und Verwaltungskenntnisse
-
Administrative Bürotätigkeiten (11)
- Ablage
- Datenzusammenstellung
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Nachbereitung von Besprechungen
- Nachbereitung von Meetings
- Reiseabrechnung
- Sitzungsvorbereitung
- Schreibarbeiten
- Terminkoordination
- Terminkoordination
- Zehnfingersystem
- Allgemeine Recherche
- Korrespondenzabwicklung
-
Telefonierkompetenz (1)
- Telefonieren
-
Administrative Bürotätigkeiten (11)
-
7
EDV-Anwendungskenntnisse
- Bedienung betriebsinterner Software
-
Datenpflege (2)
- Datenerfassung
- Stammdatenpflege
- Datenspeicherung-Kenntnisse
- Hardwaregrundkenntnisse
- Intranet-Anwendungskenntnisse
-
Bürosoftware-Anwendungskenntnisse (6)
- E-Mail-Programme-Anwendungskenntnisse
- Präsentationsprogramme-Anwendungskenntnisse
- Tabellenkalkulationsprogramme-Anwendungskenntnisse
- Textverarbeitungsprogramme-Anwendungskenntnisse
- MS Word-Anwendungskenntnisse
- MS Office-Anwendungskenntnisse
-
Internet-Anwendungskenntnisse (1)
- WordPress-Anwendungskenntnisse
-
1
Fremdsprachenkenntnisse
- Englisch
- Kenntnisse im Übersetzen und/oder Dolmetschen
-
1
Multimediakenntnisse
-
Webdesign (1)
- WordPress Thrive Architect
-
Webdesign (1)
-
1
Netzwerktechnik-Kenntnisse
-
Netzwerkadministration (1)
- Intranet-Betreuung
-
Netzwerkadministration (1)
-
1
Projektmanagement-Kenntnisse
-
Projektorganisation (1)
- Projektverwaltung
-
Projektorganisation (1)
-
2
Rechnungswesen-Kenntnisse
- Rechnungskontrolle
-
Externe Rechnungslegung (1)
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
-
1
Reiseleitung und Reiseorganisation
-
Reiseplanung (3)
- Buchung von Flügen
- Buchung von Hotels
- Reisevorbereitung
-
Reiseplanung (3)
-
3
Texterstellung und -bearbeitung
- Erstellung von Präsentationsunterlagen
- Erstellung von Protokollen
- Rechtschreibkenntnisse in Deutsch
-
1
Verkaufskenntnisse
-
Kassieren im Verkauf (1)
- Handkassa
-
Kassieren im Verkauf (1)
- 8 überfachliche berufliche Kompetenzen
- Diskretion
- Freundlichkeit
- Gutes Auftreten
- Interkulturelle Kompetenz
- Kommunikationsstärke
-
1
Medienkompetenz
- Informationskompetenz
- Organisationstalent
- Teamfähigkeit
- 15 In Inseraten gefragte berufliche Kompetenzen
- Event Management
- Bestellwesen
- Buchhaltung
- Datenpflege
- Internetrecherche
- MS Office-Anwendungskenntnisse
- MS Word-Anwendungskenntnisse
- Organisation von Besprechungen
- Organisation von Tagungen
- Phonotypie
- Rechnungskontrolle
- Reiseabrechnung
- Sitzungsvorbereitung
- Telefonieren
- Terminkoordination