Reisebürokaufmann/-frau

Reisebürokaufleute informieren und beraten über Reisen und Veranstaltungen aller Art. Die eigentliche Reisevorbereitung (Reiseveranstaltung) erfordert viel Verwaltungsarbeit: Einholen von notwendigen Informationen (wie z.B. Visavorschriften, gesundheitliche Auflagen), Zusammenstellen von Reiserouten, Abfragen von Fahr- und Flugplänen, Ausstellen oder Bestellen von Fahr- und Flugscheinen, Reservierung von Plätzen, Bestellung von Hotelzimmern usw. Diese Aufgaben werden heute meist über einschlägige Internetseiten und Computerprogramme erledigt. Reisebürokaufleute kalkulieren die Gesamtreisekosten unter Berücksichtigung der eingeholten Informationen und der getroffenen Vereinbarungen. Für die Abrechnung sowie für den anfallenden Schriftverkehr verwenden sie branchenspezifische EDV-Programme (z.B. Reservierungs- und Buchungssysteme).

Je nach Beschäftigungsbetrieb sind Reisebürokaufleute vorwiegend mit der Organisation von Reisen (Reiseveranstalter) beschäftigt oder sie sind in der Kundenberatung sowie im Verkauf von Reiseprogrammen (Reisebüros) tätig.

Beim Organisieren von Reisen legen die Reisebürokaufleute zunächst die Urlaubsziele und Reiserouten fest. Dabei berücksichtigen sie Sehenswürdigkeiten und andere Fremdenverkehrsangebote (z.B. kulturelle Veranstaltungen). Danach wählen sie die verkehrs- und preisgünstigsten Transportmittel (Bahn, Bus, Schiff, Flugzeug) aus und mieten sie bzw. reservieren Plätze.

Reisebürokaufleute prüfen schriftlich, telefonisch oder durch eigene Besichtigungsreisen die Qualität und Preise der Unterkunftsmöglichkeiten. Danach kalkulieren sie unter Berücksichtigung aller Kostenfaktoren (An- und Rückreise, Verpflegung u.a.) die Gesamtreisekosten und stellen einen Reiseprospekt oder eine Reisebroschüre zusammen.

Falls das Reisebüro nicht als Veranstalter auftritt, entfallen viele der genannten Tätigkeiten. Sogar Prospekte werden häufig von Reiseveranstaltern zur Verfügung gestellt. Die Kalkulation der Reisekosten ist jedoch eine Tätigkeit, die in jedem Fall von den Reisebürokaufleuten durchgeführt wird.

Beim Beraten der KundInnen und beim Verkaufen von Reiseprogrammen geben Reisebürokaufleute Auskunft über die Kosten der gewünschten Reise sowie über Reisedauer und Unterkunftsmöglichkeiten (Voll-, Halb-, Frühstückspension). Außerdem informieren sie die KundInnen über zusätzliche Reiseangebote (z.B. Besichtigungsprogramme oder Sportveranstaltungen). Bei nicht organisierten Reisen beraten sie Einzelreisende über günstige Fahrtrouten und Verkehrsmittel (Flugzeug, Eisenbahn, Bus, Schiff). Weiters geben sie Auskünfte über die jeweiligen Landeswährungen, Wechselkurse, Devisenbestimmungen sowie über Pass- und Impfvorschriften.

Haben sich die KundInnen für eine Reise entschieden, prüfen die Reisebürokaufleute, ob noch Plätze frei sind, und führen dann die Reservierungen durch. Für die Buchung von Reisen und die Reservierung von Hotels und Flügen werden spezielle Software-Programme bzw. globale Reservierungssysteme (Global Distribution System = GDS) wie z.B. AMADEUS oder TRAVELPORT+ (früher "GALILEO") verwendet; auch für die Buchung von Platzkarten, Liegekarten oder Schlafwagenkarten für die Eisenbahn gibt es solche Programme. Die Reisebürokaufleute stellen die Reiseunterlagen aus, das sind etwa die sogenannten Vouchers (Leistungsscheine für Übernachtung, Verpflegung, Stadtrundfahrten usw.), Fahrkarten, Flugscheine und anderes. Auf Wunsch der KundInnen besorgen sie auch Visa (Einreisegenehmigungen für bestimmte Länder) und schließen Reiseversicherungen ab. Sie nehmen die Versicherungskosten in die Gesamtrechnung auf, errechnen die Gesamtreisekosten und kassieren den Rechnungsbetrag. Bei Reiserücktritten stornieren sie die entsprechenden Buchungen und berechnen die Stornogebühren (Rücktrittsgebühr) der KundInnen.

Neben der Vermittlung von Reisen ins Ausland (Outgoing-Bereich) betreuen Reisebürokaufleute auch ausländische Touristen, die nach Österreich reisen (Incoming-Bereich). Dabei informieren sie die Gäste über das österreichische Fremdenverkehrsangebot sowie über die vom Reisebüro angebotenen Besichtigungs- und Ausflugsfahrten und führen die Buchungen durch.

Reisebürokaufmann/-frau im Berufslexikon